Un administrator care locuiește în afara României are de reținut trei lucruri despre CAEN Rev.3: actualizarea privește codurile înscrise în registru, indiferent de cetățenia asociaților, lista corectă de coduri se ia dintr-un certificat constatator recent, iar deciziile care îi revin sunt activitatea principală și variantele alese la codurile împărțite. Restul se poate organiza la distanță.
Perspectiva de mai jos este a celui care conduce firma din alt fus orar și urmează ghidul publicat de actualizareonrc.ro, site privat operat de ADISAF SRL din București și neafiliat ONRC, ale cărui servicii se prestează online.
O clasificare familiară, cu text de referință în română
CAEN este versiunea națională a nomenclatorului european NACE, iar Rev.3 este aliniată la NACE Rev.2.1. Un administrator obișnuit cu codurile europene din altă țară recunoaște imediat logica: secțiuni, diviziuni, grupe și clase cu patru cifre. Asemănarea are însă o limită. Textul de referință este cel românesc, publicat de INSSE, iar denumirile și notele explicative citite în alte limbi sunt doar un ajutor de orientare.
Noua versiune se aplică din 1 ianuarie 2025. Firmele înregistrate de atunci încoace sunt direct în Rev.3; cele înregistrate anterior își actualizează obiectul de activitate până la 1 aprilie 2027, potrivit ONRC. Ministerul Economiei a comunicat data de 25 martie 2027, astfel că ambele repere trebuie cunoscute. Pe durata tranziției se acceptă ambele versiuni ale clasificării.
Cetățenia nu contează, registrul da
O confuzie întâlnită la firmele cu capital străin este că actualizarea ar depinde de cine deține sau conduce societatea. Nu depinde. Ea privește codurile înscrise în registru, indiferent de cetățenia asociaților sau a administratorilor. O societate cu asociat unic stabilit în altă țară se află exact în situația unei societăți cu asociați locali.
De unde se ia lista de coduri
De la distanță, tentația este să se lucreze cu ce se află la îndemână: actul constitutiv din arhiva de e-mail sau o listă trimisă cândva de contabil. Ambele pot înșela. Lista din actul constitutiv poate fi mai veche decât cea din registru, iar o listă primită pe e-mail poate fi incompletă. Sursa de lucru este un certificat constatator recent.
La compararea listelor apare o a doua capcană: 25 de numere există în ambele versiuni ale clasificării cu alt sens, între ele 4791, 6391, 6831 și 4932. Un administrator care vede 6831 într-un document nou și același 6831 în unul vechi poate crede că nimic nu s-a schimbat, deși numărul descrie acum altă activitate. Regula de lucru este ca fiecare listă să fie etichetată cu versiunea în care a fost scrisă.
Profiluri frecvente la firmele cu capital străin
Ghidul site-ului trece în revistă câteva coduri des întâlnite la astfel de societăți:
- software: 6201 devine 6210;
- consultanță: 7022 devine 7020;
- holding: 6420 devine 6421;
- imobiliare proprii: 6810 devine 6811;
- 6820 și 7490 sunt coduri împărțite, pentru care nu există un echivalent automat.
La primele patru, noul număr rezultă direct din corespondență. La ultimele două, un cod vechi se desparte în mai multe clase noi, iar alegerea depinde de ce face firma în realitate. Un exemplu ipotetic: o societate are în certificat codul 7490 ca activitate secundară, înscris la înființare. În Rev.3, administratorul stabilește, pe baza notelor explicative, care dintre clasele corespondente descrie ce se lucrează efectiv și dacă activitatea mai există.
Ce decide administratorul și ce se stabilește cu avocatul
Două decizii nu pot fi delegate cu totul, pentru că țin de cunoașterea afacerii: activitatea principală și variantele reținute la codurile împărțite. Formularul de actualizare cere tocmai activitatea principală, cu clasa și denumirea din Rev.3; pentru societăți este vorba despre Anexa 2a, secțiunea V, punctul 8. Dacă administratorul vrea, cu această ocazie, să adauge ori să elimine coduri, situația poate însemna o modificare a obiectului de activitate și se clarifică înainte de depunere.
Cine semnează și în ce formă se stabilește cu avocatul, pentru fiecare dosar în parte. Chestiunile legate de traducerea, legalizarea și semnarea documentelor diferă de la caz la caz și nu fac obiectul acestui material.
Cum decurge colaborarea la distanță
Potrivit site-ului, lucrul cu un administrator aflat în străinătate parcurge cinci etape. Totul începe cu o cerere de ofertă. Urmează analiza codurilor; auditul de coduri este disponibil și în engleză, cu traduceri proprii, neoficiale, utile pentru orientare. Vin apoi deciziile clientului, adică exact cele două de mai sus. Pe baza lor, cabinetul de avocat colaborator elaborează documentația juridică, iar la final au loc depunerea și urmărirea cererii. Pașii sunt detaliați în ghidul CAEN Rev.3 pentru firme cu asociați sau administratori străini.
În acest lanț, ADISAF are un rol administrativ și de coordonare. Documentația juridică este elaborată, avizată și asumată de cabinetul de avocat. Durata nu este promisă de nimeni: ea ține de ONRC, care soluționează cererile în ordinea înregistrării și care a semnalat întârzieri. Depunerea se poate face online prin portalul ONRC, la ghișeu, prin poștă sau curier.
Un plan de lucru pentru cine conduce de la distanță
Administratorul aflat departe poate pregăti terenul înainte de orice discuție. Cere un certificat constatator recent. Trece codurile prin convertorul de pe actualizareonrc.ro, care rulează în browser, fără cont, și tratează fiecare număr introdus ca fiind din Rev.2. Notează codurile împărțite și se gândește, pentru fiecare, ce activitate desfășoară efectiv societatea. Stabilește activitatea principală după ponderea reală în afacere, nu după ordinea din vechiul act constitutiv.
Cu aceste răspunsuri pregătite, discuția cu avocatul și cu echipa de coordonare devine scurtă, iar diferența de fus orar contează mai puțin. Instrumentele de pe actualizareonrc.ro nu înlocuiesc verificarea la ONRC, dar scurtează drumul până la o listă de coduri pe care administratorul o înțelege și o poate asuma.
